ICT beleid
Het jaar 2020 kenmerkt zich door de coronacrisis die in maart begon. Dit had ook invloed op de ICT- ondersteuning in de vorm van diensten en middelen. Docenten en leerlingen zaten thuis om onderwijs te geven of te krijgen, en ondersteunend personeel werkte voor zover mogelijk ook vanuit thuis.
Dit had invloed op het ICT-beleid: namelijk meer laptops beschikbaar stellen voor thuis. In de eerste lockdown werden er ruim 180 laptops uitgeleend. Bij de tweede lockdown (vanaf de kerstvakantie, dus in januari 2021) waren dat er al ruim 300.
Eind 2020 is uit voorzorg een investering gedaan in 120 extra laptops anticiperend op een 2e lockdown. Helaas kwam die tweede lockdown er ook. De uit voorzorg ingekochte laptops zijn allemaal ingezet zijn.
Het afstandsonderwijs en thuiswerken stelden nieuwe eisen aan de inzet van ICT. Onze bestaande ELO itslearning konden we met aanvullende afspraken effectief inzetten. Een snelle implementatie van Microsoft Teams was ook doorslaggevend voor het succes van afstandsleren en thuiswerken. De ICT vaardigheden bij leerlingen en medewerkers hebben hierdoor een flinke ontwikkeling meegemaakt.
ICT-medewerkers
Het ICT-team bestond in 2020 uit 6 medewerkers (één hoofd ICT, twee medewerkers ICT, één systeem- en netwerkbeheerder en twee applicatiebeheerders).
De Informatiemanager die rechtstreeks onder de directeur Bedrijfsvoering valt had nog wel de beheertaken voor Profit en InSite meegenomen en die werden uitgevoerd samen met een externe medewerker van het bedrijf Optimo. Uit evaluatie is gebleken dat de combinatie informatiemanagement en van beheer Profit en InSite een tweetal ongewenste effecten geeft. Ten eerste is het voor de Informatiemanager een te grote belasting is, en ten tweede blijken de kosten voor een externe Afas-beheerder van zodanige omvang te zijn, dat het efficiënter is om een eigen interne Afas-beheerder aan te stellen. Daarom is besloten een ‘Applicatiebeheerder Bedrijfsvoering’ te gaan werven. Deze applicatiebeheerder is per 1-2-2021 gestart.
De coronacrisis had soms hoge piekbelasting tot gevolg voor de medewerkers bij het uitlenen van laptops. En later ook weer als deze laptops weer ingeleverd werden, schoongemaakt, en opnieuw geïnstalleerd moesten worden. Met extra inhuur van capaciteit is dit gelukt. Anderzijds zijn er geen Centrale Examens geweest wat weer minder drukte gaf.
Het stafhoofd ICT had de extra taak van Privacy coördinator voor De Meerwaarde en in die rol was hij ook voorzitter van de regiegroep Informatiebeveiliging en Privacy (IBP).
Samenwerking met ICT-partners
In 2020 zijn er twee Europese aanbestedingen afgerond. De overeenkomst met het bedrijf Acknowledge voor uitbesteding van netwerk- en serverbeheer was aan het eind van de termijn gekomen. Hiervoor is de Europese aanbesteding uitgevoerd en als uitkomst is er een overeenkomst getekend met het bedrijf Veltwerk. Veltwerk is een ICT-dienstverlener specifiek voor het Voortgezet Onderwijs. In 2020 is de transitie van het beheer van Acknowledge naar Veltwerk uitgevoerd en afgerond.
De tweede Europese aanbesteding betrof de levering van PC-hardware. De bestaande overeenkomst met drie leveranciers waarmee jaarlijks een mini-competitie werd georganiseerd was ook aan het eind van de termijn. De uitkomst van deze Europese aanbesteding is dat er een nieuwe overeenkomst is getekend met het bedrijf CentralPoint die in 2020 ook de eerste leveringen heeft gedaan.
ICT middelen en projecten
Bij de inzet van ICT-middelen kwam er meer nadruk te liggen op grotere aantallen devices (vooral laptops) die ook meer thuis gebruikt kunnen worden. Dit stelde ook hogere eisen aan de ICT- infrastructuur in de school. Als project was al benoemd om de netwerkinfrastructuur te vervangen in het hoofdgebouw aan de Rietberglaan inclusief het Wifi-netwerk. Samen met ICT-partner Acknowledge zijn er diverse projecten gerealiseerd.
Naast de reguliere activiteiten van de ICT-afdeling op het gebied van dagelijkse ondersteuning, vervanging van afgeschreven apparatuur, up-to-date houden van software e.d. zijn er de volgende projecten gerealiseerd in 2020.
Netwerkinfrastructuur hoofdgebouw
De kern van het (bekabelde) netwerk met actieve netwerkcomponenten (switches) is vervangen. Alle verbindingen naar pc’s, printers, wifi-aansluitpunten en telefoontoestellen zijn opnieuw aangesloten. De capaciteit van het netwerk is daarmee opgewaardeerd en voor de komende 5 jaar voldoende, ook bij toenemende aantallen devices.
Wifi
Samen met de organisatie Sivon (een professionele inkooporganisatie voor het onderwijs) is het Wifi- netwerk vervangen voor een nieuw “Waas”-netwerk. Waas staat voor “Wifi-as-a-service”. Er is een contract voor 5 jaar aangegaan en in de zomervakantie is dit aangelegd. De Wifi-problemen die we hadden behoren nu tot het verleden.
BGO en MBO De Meerwaarde
Vanuit de ICT-afdeling is bijgedragen aan het ontwerpen van een goede manier van onderwijs en samenwerking met de nieuwe BGO-opleidingen bij Neboplus. Samen met de beheerder en ICT- partner van Neboplus heeft dit een goede start gemaakt in 2020.
MBO locatie Amice opgeheven
Het gebruik van de locatie ‘Amice’ op het industrieterrein is beëindigd. In goed overleg is dit netwerk weer ontkoppeld en afgebouwd. Componenten die bruikbaar waren zijn als uitbreiding weer toegepast op de MBO locatie aan de Zonnebloemstraat.
Beveiliging en Twee Factor Authenticatie (2FA)
Voor betere beveiliging tegen misbruik van medewerker-accounts (waarvan voorbeelden te noemen zijn) is gestart met 2FA voor alle ICT-medewerkers. Dit werkt naar tevredenheid met de Microsoft authenticator-app op een mobiel of een zogenaamde ‘hard token’. In 2021 zal dit voor alle medewerkers worden geïmplementeerd.
Vervangen Firewall
Eind 2020 is de bestaande firewall vervangen. De softwarelicentie van de bestaande firewall had een einddatum in januari 2021. Dit was het eerste project wat in samenwerking met de nieuwe ICT- partner Veltwerk is uitgevoerd. Deze implementatie heeft succesvol plaatsgevonden, de nazorg- acties zijn vervolgens uitgevoerd en de nieuwe firewall is werkend opgeleverd.
Vervangen Backup-voorziening
Ook de bestaande back-up-voorziening liep teneinde wat betreft het hardware-onderhoud en de software licenties. Een nieuwe oplossing is nu geïmplementeerd. Deze is gebaseerd op D-to-D-to-C. De afkorting betekent dat er een back-up wordt gemaakt van Disk-to-Disk-to-Cloud. De vervangen back-up-voorziening was nog gebaseerd op D-to-D-to-D en had dus nog geen back-up-mogelijkheid naar de Cloud. Met deze oplossing kunnen we ook van onze Microsoft Office365 omgeving van De Meerwaarde een back-up maken.
Software implementatie
In 2020 is het gebruik van software (applicaties) verder ontwikkeld, mede door de coronacrisis. Gelukkig beschikte De Meerwaarde al over Office365 en werd SharePoint als gemeenschappelijk platform voor opslag van documenten al gebruikt. Door corona is het gebruik ervan toegenomen (zowel door medewerkers als leerlingen) en is in korte tijd MS Teams geïmplementeerd.
De belangrijkste software ontwikkelingen waren:
- Microsoft Teams is geïmplementeerd en in gebruik genomen. Dit is zowel voor
afstandsonderwijs als voor videovergaderingen. Vrijwel alle medewerkers/docenten zijn hiermee nu bekwaam. Ook de integratie van Teams met de Elektronische Leeromgeving (ELO) van itslearning is beschikbaar gekomen zodat docenten eenvoudig hun hele klas toegang kunnen geven tot de ‘digitale les’. - Samen met Praktijkonderwijs is de applicatie Snappet in gebruik genomen met behulp van twee boxen met iPads. De betreffende docenten zijn erg tevreden over het gebruik en nut van Snappet voor de Praktijkonderwijs-leerlingen.
Verder zijn er diverse optimalisaties en updates uitgevoerd voor belangrijke applicaties, zoals Somtoday (LVS), Afas (Financieel, HRM, salarissen en workflows), Zermelo (roosterprogramma), Office 365, itslearning (de ELO), e.d. En datzelfde geldt ook voor de educatieve programmatuur.
Security scan
Eind 2019 was al gestart met de tweejaarlijkse security scan. D.m.v. een derde partij laten we dan ons netwerk, systemen en cloudapplicaties controleren.
Dit was de tweede keer dat we een security scan georganiseerd hebben. Dit leverde enkele kleine verbeterpunten op.
AVG en informatiebeveiliging en privacy (IBP)
Afgelopen jaar 2020 zijn flinke stappen gezet m.b.t. Informatiebeveiliging en Privacy (IBP). Het project IBP is gestart in 2019 en in 2020 afgerond. De ambitie van het project was om het “minimaal benodigde scenario” te realiseren. De projectresultaten zijn getoetst door onze externe functionaris gegevensbescherming (Lumen Group). Daaruit bleek dat we bovengemiddeld scoren voor het VO. De score is privacy-volwassenheidsniveau 3. De toets door de functionaris gegevensbescherming heeft een aantal actiepunten opgeleverd voor de regiegroep IBP.
De projectgroep is opgeheven en vervolgens als regiegroep IBP verder gegaan. Deze regiegroep kent ten opzichte van een project een permanente karakter en zal vanuit de jaarcyclus de realisatie van aanvullende IBP doelen coördineren, uitvoeren en evalueren. De regiegroep wordt geleid door onze privacy coördinator.
Daarnaast is samen met een extern bedrijf (Privacy op School) een risicoanalyse uitgevoerd samen met de domeineigenaren van de ‘domeinen van data met persoonsgegevens’ (zoals leerlingenadministratie, P&O, e.d.).
- Voor 2021 is inmiddels een IBP Jaarplan opgesteld waarbij als input is gebruikt:
- de actiepunten n.a.v. de toets van de functionaris gegevensbescherming,
- de risicoanalyse
- en de plannen om aan bewustwording van de medewerkers te gaan werken.
Daarnaast zal in 2021 voor het eerste de Planning & Control cyclus doorlopen worden die in 2020 is opgesteld.